Desmistificando a Nota Eletrônica - NFe - Parte II

Estou de volta com mais um post sobre o assunto NFe. O objetivo é mostrar como é o processo de emissão da NFe, suas etapas e retornos.

Para auxiliar a análise usarei como base, um sistema de Gestão Empresarial, que emite NFe e faz a comunicação com a SEFAZ (Secretaria Estadual de Fazenda), via webservice¹. É importante ressaltar que pode haver diferenças no processo de um sistema para outro, mas em linhas gerais seguem a mesma lógica.

Etapas do processo:

1 - Emitir a Nota Fiscal (NF);

2 - Validar o layout da NF;

3 - Gerar o arquivo da NF no formato XML²;

4 - Assinar digitalmente o arquivo;

5 - Receber o protocolo de entrega do arquivo na SEFAZ;

6 - Receber retorno definitivo da SEFAZ:  Nota Denegada , Nota Rejeitada ou Nota Autorizada.

Etapa 1 - Nesta etapa o usuário faz a nota, identifica o cliente, tipo de operação (venda/remessa/devolução), inclui os itens e grava a nota em seu sistema.

Etapa 2 - O sistema gera um arquivo com as informações da NF e faz uma validação dos campos, se estão em conformidade com o layout definido pela SEFAZ. Normalmente esta validação ocorre ainda no sistema, dentro da empresa, não há o envio do arquivo para a SEFAZ. Caso ocorra alguma inconsistência é gerado uma mensagem de erro, pelo sistema, para o usuário corrigir e reenviar a nota.

A SEFAZ também valida o layout do arquivo no recebimento.

O layout do arquivo é um conjunto de campos que recebem as informações da NF. Cada campo tem uma finalidade, por exemplo, informar o CFOP, um tamanho (10 posições), um formato (data, texto, número) e alguns são de preenchimento obrigatório.

Etapa 3 - Com as informações validadas, o sistema irá gerar um arquivo em um formato chamado XML, que é o padrão aceito pela SEFAZ para recebimento do arquivo.

Etapa 4 - O arquivo no formato XML é assinado digitalmente, usando o certificado digital instalado no computador. A assinatura passa por um processo de criptografia e o arquivo é enviado para a SEFAZ.

Etapa 5 - A SEFAZ recebe o arquivo e devolve um protocolo de recebimento.

Etapa 6 - A SEFAZ realiza novas validações, no layout do arquivo para verificar os campos se estão em conformidade com o layout e também faz validações em regras de negócios, como a validação nos código de situação tributária (CST), base de cálculo de impostos, alíquotas e valores.

Nesta etapa a nota pode ter três tipos de retornos:

DENEGADA - é quando o emitente ou o cliente tem alguma pendência com a SEFAZ, por exemplo, atraso no pagamento de impostos.

É importante ressaltar, que muitos Estados já tem uma integração onde é possível a SEFAZ DENEGAR uma NFe em que o cliente tenha débitos em seu Estado.

Não é possível cancelar uma nota denegada e nem reutilizar o seu número.

REJEITADA - A nota é rejeitada por algum erro encontrado durante a validação no layout do arquivo, ou em alguma regra de negócio que não esteja em conformidade com as regras de negócio estabelecidas pela SEFAZ como: cadastros incompletos, códigos de tributação (CST) incorretos, valores de impostos em que não batem os cálculos, entre outros.

A NF rejeitada pode ser descartada e o seu número pode ser reutilizado em uma nova NF.

AUTORIZADA - o envio da nota é concluído com sucesso, neste momento é impresso o DANFE (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica) e é enviado o arquivo XML para o destinatário.

O envio ou disponibilização do arquivo XML é obrigatório e o não envio ou disponibilização para o cliente, pode acarretar em sanções previstas em lei.

 

A NFe recebe um número, chamado de chave de nota, que é uma sequência numérica de 44 posições, que informa a UF, CNPJ do emitente, ano e mês da emissão,  número da NF, modelo, série, dígito verificador que pode ser usado para pesquisar a validade da NFe no site da SEFAZ do emitente.

 

No próximo post, estarei comentando sobre as principais causas de rejeição de NFe e o preenchimento correto dos principais cadastros. Até lá.

 

Notas:

 

Webservice¹. É uma solução para integração e comunicação entre diferentes sistemas, compatibilizando esta interação independente de plataforma, linguagem, onde são enviados arquivos em formato XML.

XML² - (eXtensible Markup Language) é um formato de arquivo que facilita a comunicação para troca de informações entre sistemas, aplicações onde os dados são organizados hierarquicamente, ou seja, funciona como um padrão para leitura e gravação de dados entre diferentes sistemas.